Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer oder Selbstständigen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung (Hotel, Pension, Herberge,...) während einer Dienstreise im Ausland entstehen. Diese für den Reisende entstandenen Übernachtungskosten können steuerfrei erstattet oder bei der Steuererklärung angesetzt werden, durch den Nachweis der tatsächlichen Übernachtungskosten oder durch die Anwendung einer Übernachtungspauschale. Nachgewiesenen Übernachtungskosten Die Kosten für Übernachtung sind in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig. Grundsätzlich ist der Einzelnachweis erforderlich. Der Nachweis ist z. B. durch Rechnungen des Hotels, usw. zu erbringen, die auf den Namen des Steuerpflichtigen bzw. auf den des Arbeitgebers ausgestellt sind. Rechnungsbetrag und Nebenkosten der Übernachtung Der Rechnungsbetrag für die Übernachtung kann Angaben zu weiteren Nebenkosten enthalten bzw. diese können getrennt in der Rechnung aufgeführt sein. Die Erfassung aller enthaltenen Kosten ist maßgeblich für die korrekte Reisekostenabrechnung. Diese Nebenkosten zählen nicht zu den Übernachtungskosten. Eine getrennte Behandlung dieser Nebenkosten insbesondere der enthaltenen Verpflegungskosten ist geboten, da diese für die Berechnung der Verpflegungsmehrkosten relevante sein können. Zu diesen Nebenkosten gehören im allgemeinen folgende Leistungen: - Verpflegung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Halb- oder Vollpension - Garage - Minibar - Fernseher - Telefon Übernachtung und Verpflegung Während des Aufenthaltes im Hotel werden in der Regel auch Verpflegungen in Anspruch genommen, wie z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension. Allgemein gilt, dass ausgewiesenen Verpflegungskosten demsprechend anzusetzen sind, während im Preis enthaltene Verpflegungsanteile, und damit die tatsächlichen Verpflegungskosten nicht festgestellbar sind, durch pauschale Abzüge abgegolten werden. In der Praxis treten in der Regel 3 unterschiedliche Rechnungsarten auf: - Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück/Verpflegung:
Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück/Verpflegung (z. B. EUR 124,-- Frühstück im Preis enthalten) nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen.
Der Kürzungsbetrag errechnet sich aus dem prozentualen Anteil vom maßgebenden vollen Verpflegungspauschbetrag des Unterkunftslandes : - 20 % für ein Frühstück
- 40 % für ein Mittagessen
- 40 % für ein Abendessen
- Gesamtpreis für Unterkunft ohne Frühstück/Verpflegung:
Werden durch Zahlungsbelege glaubhaft nur reine Übernachtungskosten ohne Verpflegung (also Verpflegung wurde nicht in Anspruch genommen) nachgewiesen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten steuerfrei. - Gesamtpreis = Preis für Unterkunft + Preis für Frühstück
Werden durch Zahlungsbelege ein Preis für Unterkunft und ein extra ausgewiesener Preis für die Verpflegung (z. B. EUR 124,-- Übernachtung + EUR 10,-- Frühstück) nachgewiesen, so werden nur die tatsächlichen Übernachtungskosten angesetzt (EUR 124,--). Die Frühstückskosten (EUR 10,--) müssen als Verpflegungskosten angesetzt werden. Enthält der Gesamtpreis (EUR 134,--) die extra ausgewiesenen Frühstückskosten (EUR 10,--) werden für die Ermittlung der Übernachtungskosten die Frühstückskosten abgezogen (EUR 134,-- minus EUR 10,-- gleich EUR 124,--). Die Frühstückskosten (EUR 10,--) werden bei den Verpflegungskosten angesetzt. Beide Varianten führen bei gleichzeitiger Inanspruchnahme der Verpflegungspauschale dazu, dass der gesamte Betrag für das Frühstück bzw. die Verpflegung nicht angerechnet werden kann! Tipp:
Es empfiehlt sich eine Rechnung immer ohne extra ausgewiesene Verpflegung ausstellen zu lassen! In der Regel ist ein ausgewiesenes Frühstück teurer als der pauschale Kürzungsbetrag. Übernachtungspauschale Für die vereinfachte steuerfreie Erstattung bzw. Ansetzung der Übernachtungskosten kann eine Übernachtungspauschale angewendet werden, die sich in Abhängigkeit des besuchten Reiselandes, in dem die Übernachtung stattgefunden hat, ermitteln lässt. Dabei existiert für jedes Land ein entsprechender Pauschbetrag, der von Zeit zu Zeit der Preisentwicklung und den Lebenshaltungskosten angepasst wird. Die Verwendung einer Pauschale gilt allerdings nur für den Fall, dass der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Folgendes sollten Sie beachten: - Bei der Benutzung einer Schiffskabine dürfen zusätzliche Übernachtungskosten nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.
- Die Erstattung einer Übernachtungspauschale für eine Übernachtung im Flugzeug ist nicht erlaubt.
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